7 dicas que vão ajudar você a otimizar o tempo no trabalho
Sem exagero, poucas coisas na vida são tão inestimáveis quanto o tempo — mais precisamente o que você faz com ele. No meio corporativo, saber como otimizar o tempo é fundamental para aprimorar o desempenho e, consequentemente, entregar melhores resultados à empresa. Isso, é claro, também vale para quem pensa em trabalhar como freelancer.
Na prática, muitos profissionais até tentam se tornar mais produtivos, mas têm dúvidas quanto às práticas que seriam de fato efetivas. Se as tarefas precisam ser feitas em casa, pelo atualmente popular home office, as incertezas e dificuldades sobre o assunto aumentam.
Quer aprender a gerenciar o tempo de uma maneira eficaz e muito mais produtiva? Veja agora mesmo as 7 dicas que selecionamos especialmente para você!
1. Tenha uma lista de tarefas atualizada
Uma das principais causas de baixo rendimento profissional é a desorganização daquilo que deve ser feito. Então, o hábito de começar a efetuar alguma atividade sem qualquer planejamento é muito prejudicial. Nesses casos, o resultado é ruim não só em relação à quantidade, mas igualmente no que diz respeito à qualidade do que é feito.
Afinal, atividades feitas de maneira desordenada invariavelmente geram um desperdício de tempo considerável. Nesse ponto, a solução é relativamente simples: criar uma lista das tarefas que serão realizadas ao longo do expediente. Liste exatamente o que será feito no dia seguinte e constate, na prática, como o tempo passará a ser muito mais bem-aproveitado.
2. Reserve o tempo necessário para cada atividade
Essa dica vale para qualquer circunstância, independentemente de se tratar de trabalho remoto ou não. Ela se mostra igualmente eficiente naqueles dias em que você pretende trabalhar só durante algumas horas.
O destaque aqui é aprender a determinar o que poderá ser feito diante do tempo disponível no momento. Se na hora de programar uma viagem você também consulta o período de duração dela, por que seria diferente com as tarefas do trabalho?
3. Estabeleça prioridades e separe as tarefas em níveis de complexidade
Repare que, ao criar sua lista diária de tarefas, é necessário aplicar uma boa dose de realidade. Além das horas disponíveis, você deve observar o nível de complexidade das atividades propostas. Outro aspecto imprescindível que não pode passar despercebido é a prioridade de cada tarefa. Se existem atividades urgentes, elas precisam ser concretizadas o quanto antes.
Lidar com todos esses fatores sem uma organização prévia é quase impossível. No mínimo, torna o progresso lento e, ao terminar o dia, surge aquela sensação de que o trabalho não rendeu como deveria.
4. Utilize ferramentas de gestão de tempo
O fato de você listar as atividades a serem efetuadas no dia seguinte não significa que você está livre de surpresas. Em se tratando de trabalho, algo frequente é o aparecimento daquelas demandas de última hora, por exemplo. Para essas e outras situações semelhantes, você precisa se amparar em boas ferramentas de gestão de tempo.
Em uma época tão dinâmica, não faz sentido ignorar os recursos tecnológicos voltados a tal gerenciamento. Porém, é importante dizer que nem tudo se resume à tecnologia. O ideal mesmo é ter à disposição diferentes alternativas que contribuam para otimizar o tempo. Confira alguns exemplos a seguir.
Planner
Quanto mais completo for o planner, mais condições ele tem de ajudar a organizar toda a rotina de trabalho. Dito isso, prefira os planners desenvolvidos para planejar o agora e o depois, ou seja, os próximos dias, semanas e meses.
Sim, a tecnologia é excelente e facilita as nossas vidas das mais diferentes formas. No entanto, opções como o planner são excelentes para quem faz questão de registrar suas anotações em papel. Além disso, esse tipo de ferramenta nos ajuda a dar uma folga no uso do celular.
RescueTime
No campo tecnológico, uma boa opção é o RescueTime, disponível para desktop e nos sistemas Android e iOS. Esse aplicativo foi desenvolvido para informar o quão improdutivos nós podemos ser. A partir de um monitoramento preciso, o app reúne os dados de acesso do usuário em relatórios, que são encaminhados regularmente. Além das páginas visitadas, o RescueTime também aponta o tempo dedicado a cada uma delas.
Com essas informações, você terá uma noção mais exata quanto à utilização do seu tempo. Assim, o aplicativo é ótimo por demonstrar a fonte das horas subutilizadas.
Trello
Já o Trello é incrivelmente útil na hora de conferir, simultaneamente, o andamento dos projetos nos quais você estiver inserido. Já imaginou como seria trabalhoso realizar esse acompanhamento manualmente? Além de colaborar para o aperfeiçoamento da gestão de tempo, esse aplicativo viabiliza o recebimento de novas demandas.
Afinal, você observa, em tempo real, o que falta para a finalização de cada projeto. Somadas à sua experiência, as atualizações do app são decisivas para estabelecer estimativas alinhadas ao progresso dos processos atuais. Como é de se esperar, o Trello também facilita a identificação de possíveis gargalos na produção, bem como antecipa eventuais ajustes.
A solução também oferece versões para Android e iOS.
5. Torne as tarefas mais simples e objetivas
Outro ponto que merece atenção é a simplificação das atividades a serem feitas. Isso quer dizer que você precisa adquirir o hábito de dividi-las em pequenas partes. A fim de que todas as dicas mencionadas até aqui façam a diferença na sua rotina, é primordial visualizar os processos em etapas.
Em outras palavras, vale muito a pena concluir a atividade aos poucos, o que, inclusive, jamais deve ser confundido com lentidão. Na verdade, a fragmentação de um processo amplo em divisões menores mantém nossas mentes motivadas.
Esse método de trabalho faz com que você enxergue o avanço de uma maneira mais nítida. Trata-se de um cenário avesso àquele caracterizado por uma atividade única, que parece não ter fim. A conquista de minimetas é vital para otimizar o tempo, porque ela está intimamente relacionada à motivação. Esta, por sua vez, é determinante para manter um ritmo de trabalho satisfatório.
6. Tenha cuidado com distrações
Chegamos a um dos grandes responsáveis pelo mau aproveitamento do tempo: as constantes distrações, correlacionadas a significativos períodos de desconcentração. Você já percebeu a quantidade de vezes nas quais seu trabalho é interrompido, seja pela chegada de alguma notificação no celular, seja alguém que pergunta alguma coisa?
Tanto em casa quanto no escritório da empresa, o segredo para resolver o problema consiste em tomar algumas atitudes simples. Com relação à interação social, você pode avisar que, durante certo intervalo, ficará temporariamente indisponível.
Em tempos de home office, o volume de distrações tende a aumentar. Caso seja necessário administrar a paciência dentro e fora de casa, lembre-se das boas práticas de convivência com vizinhos.
No caso do celular, a medida é ainda mais fácil: configure o aparelho para emitir somente as notificações emergenciais. Algumas vezes, deixá-lo no modo silencioso também ajuda. De modo análogo, evite iniciar uma tarefa e suspendê-la para fazer algo que havia esquecido. Fique tranquilo, pois você poderá conferir aquele artigo interessante sobre como investir na hora certa — tudo a seu tempo!
7. Valorize seu tempo livre
Finalmente, as horas livres (entre uma atividade e outra) também podem ser produtivas. Esses períodos são ótimos para desenvolver uma gestão plena do tempo. Você pode aproveitá-los justamente para pensar na organização do restante da semana ou dos dias seguintes. Há ainda outras maneiras interessantes de valorizar os intervalos ociosos, como por meio da leitura de livros sobre investimentos, fazendo alguma atividade física ou tendo bons momentos com a família.
Pratique todas as nossas dicas para otimizar o tempo e passe a viver de um jeito menos estressante e, por consequência, muito mais saudável. Esse é o caminho para que você viva em sintonia com o mundo e, essencialmente, consigo mesmo.
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