Veja como fazer uma gestão de frotas eficiente

Toda organização que busca ser competitiva deve ser bem organizada e conduzir suas áreas estratégicas da melhor forma possível. E um processo para o qual as empresas precisam se preparar bem é a gestão de frotas de veículos, de modo que consigam monitorar o uso da capacidade de transporte.

Garantir todos os veículos operantes para o trabalho, funcionando do jeito certo e apresentando uma boa performance, é indispensável para o sucesso do negócio. Pensando nisso, reunimos tudo que você precisa saber sobre gerenciamento de frotas. Confira!

Entenda o que é uma boa gestão de frotas

Essa atividade não é exclusiva de grandes companhias. Negócios que contam apenas com dois ou três veículos de transporte podem se beneficiar desse controle. Além disso, a gestão de frotas é responsável por conduzir a totalidade do fluxo operacional, além de avaliar o desempenho dos profissionais e assegurar a disponibilidade de todas as máquinas por meio de manutenções e revisões periódicas.

Entre as tarefas e vantagens atribuídas ao gerenciamento das frotas, estão:

• diminuir erros e despesas operacionais;
• garantir segurança do patrimônio móvel;
• impulsionar a produtividade;
• otimizar o tempo operacional;
• potencializar a margem do lucro do negócio;
• reduzir gastos com manutenção e desgaste da frota.

Uma empresa que se beneficia disso é capaz de obter competitividade mercadológica e cumprir prazos mais facilmente, pois aprimora a rotina de trabalho de maneira frequente.

Saiba como fazer a gestão de frotas eficiente

Para realizar um controle competente, basta seguir as seguintes recomendações.

Reduza os custos

Um único veículo pesado configura uma série de custos. Imagine, então, quando pensamos em uma frota. A fim de amenizar o impacto financeiro, é preciso levar a matriz de custos, classificando-os em fixos e variáveis. Confira o exemplo a seguir.

Custos fixos:

• depreciação dos veículos;
• emplacamentos;
• IPVA, DPVAT;
• salários;
• seguro do veículo, da carga e de vida.

Custos variáveis:

• combustível;
• diárias;
• ajudantes;
• horas extras;
• manutenção;
• multas.

Conhecer esses custos deixa o controle econômico rigoroso. Assim, conquista-se previsibilidade, antecipando gastos que podem vir e elevando a rentabilidade da empresa.

Por fim, vale montar uma checklist detalhada com os seguintes elementos:

• relação de todos os veículos de transporte à disposição;
• descrição do estado de conservação de cada um (se estão operantes ou se necessitam de conserto);
• anotação da quilometragem mensal de cada unidade.

Depois de coletar todos os dados, você terá uma visão mais abrangente da situação atual do setor. Também vai detectar (ou antecipar) as adversidades e pensar nas melhores soluções para reduzir custos.

Gerencie a manutenção

Defina um programa de manutenções periódicas para cuidar da sua frota e garantir sua operacionalidade. Por meio de um cronograma, é possível facilitar o cumprimento de reparos (ajustes e troca de peças) regulares a fim de evitar intervenções corretivas, capazes de comprometer o funcionamento geral por conta da quebra de sistemas.

Ao cumprir prazos de manutenção, são previstos gastos com consertos e alimenta o histórico de serviços feitos em cada veículo, melhorando o controle e a segurança da frota.

Dê atenção aos cuidados com os pneus

Além de evitar acidentes devido ao desgaste, cuidar dos pneus impacta de forma direta a diminuição de custos da frota. Alinhamento, balanceamento, calibragem e rodízio são práticas que garantem a durabilidade dos componentes de rodagem. Sem um artigo de custo elevado, prevenir problemas futuros é a melhor forma de conservar os pneus.

Use aplicativos para gestão de frotas

Existem ferramentas digitais criadas para rastrear frotas, monitorar equipes externas e planejar rotas. Dessa forma, beneficiam o gerenciamento e melhoram os resultados. Conheça alguns aplicativos que podem ser úteis em sua rotina operacional.

Os softwares para gerenciar informações

Com esse tipo de programa, é possível administrar a frota e os dados relacionados às atividades. Isso simplifica a vida do gestor, reduz gastos e economiza tempo. Ele fornece relatórios detalhados, de caráter analítico e gerencial, abrangendo a frota, cada veículo e condutor.

O sistema concentra dados relacionados aos custos operacionais e ao desempenho geral em uma única tela. Sem contar a possibilidade de contemplar indicadores estratégicos de performance, como prazo de entrega, proximidade de manutenção e velocidade.

O monitoramento de localização

A gestão de frotas é dependente do monitoramento da localização, que acompanha a atuação dos motoristas e rastreia as cargas. Permite ver o total de horas percorridas, para saber se a equipe faz paradas obrigatórias a cada quatro horas de trajeto, como está descrito na legislação. O aplicativo também apresenta um ponto eletrônico, supervisando o tempo de trabalho e as horas extras.

Outros aplicativos

Outros recursos tecnológicos para gerenciar frotas fazem:

• o controle de revisões — gerenciamento completo dos veículos em tempo real;
• a roteirização — planejamento otimizado para as atividades de distribuição e transporte de mercadorias a fim de cumprir prazos, bem como evitar vias violentas e em mau estado;
• a telemetria — monitoramento remoto do desempenho dos motoristas;
• o mapeamento inteligente — compartilhamento de mapas e de registros sobre a localização com gestores e parceiros de negócio, fazendo uso do GPS.

Invista em capacitação

Conscientização vem junto ao treinamento de qualidade. Quando os profissionais se sentem aptos a executar determinada atividade, eles a realizam com empenho e motivação. Logo, é importante investir na capacitação da equipe, especialmente nos motoristas.

Assuntos envolvendo cuidado com o transporte de cargas, prevenção de acidentes, segurança no trânsito, controle de manutenção, legislação de trânsito e proatividade para comunicar anormalidade são essenciais para formar bons condutores.

Cheque os produtos

A inspeção das mercadorias, antes dos caminhões partirem, é uma prática indispensável. Ou seja, é necessário conferir os produtos que estão prestes a sair, para chegarem ao destino conforme o pedido solicitado pelo cliente.

Assim, a empresa evita problemas desagradáveis que podem prejudicar sua reputação operacional. Portanto, a conferência garante confiança e credibilidade no mercado de transporte. Além disso, como medida de gestão, traz confiança e credibilidade.

Para um controle completo e eficiente, o responsável pela vistoria deve estar a par de todos os detalhes relacionados às mercadorias, por exemplo, acondicionamento, quantidade, peso etc.

Conte com veículos novos

Veículos novos e seminovos são confortáveis e seguros, apresentam menor probabilidade de quebras e performam melhor nos trajetos. Por isso, é bom fazer substituições regulares para assegurar a qualidade do transporte de cargas. Nesse caso, o consórcio de caminhões é um recurso de grande utilidade, pois garante uma aquisição à vista (por meio da carta de crédito) e planejada.

A partir dessas dicas de gestão de frotas, você fará um controle competitivo e eficaz de toda a demanda do setor. Logo, se o intuito é obter sucesso, coloque-as em prática agora mesmo e veja o nível operacional dos serviços melhorarem de forma exponencial.

Se gostou deste post, aproveite o gancho da leitura e descubra agora como um consórcio pode ajudar a ampliar sua frota de veículos.