Videoconferência: como fazer reuniões de trabalho online mais produtivas?

Com os avanços tecnológicos a toda velocidade, nossas vidas vêm passando por transformações profundas. No âmbito pessoal ou profissional, as novidades marcam uma forte presença por meio de soluções extremamente ágeis e efetivas, como a videoconferência.

Cada vez mais utilizada por colaboradores de empresas das mais variadas áreas de atuação, a videoconferência é o retrato de uma nova era empresarial. As constantes melhorias do recurso, disponibilizado por diversas plataformas, proporcionam uma otimização de tempo muito significativa.

Além disso, o mecanismo é vital para que os funcionários em home office possam participar de reuniões de trabalho e, assim, manterem-se atualizados.

Mas o que torna uma reunião online realmente produtiva? Sem dúvida, existem muitos aspectos envolvidos. Continue a leitura para conhecer os principais!

Quais comportamentos ter ao fazer uma videoconferência no trabalho?

Para conquistar os resultados desejados, é preciso elaborar um planejamento satisfatório. No âmbito das reuniões, um dos equívocos cometidos por empresas e funcionários está na ideia de que o processo depende apenas de uma infraestrutura de informática impecável.

Sim, ter uma banda larga de internet generosa e um dispositivo de ponta assegura um grande diferencial, mas isso não é tudo. Apenas para fins comparativos, de nada adianta ter um sistema de segurança residencial completo, se você não souber como usá-lo.

Nessa linha de raciocínio, o sucesso de uma videoconferência também depende de uma preparação cuidadosa de todos os participantes. Veja, a seguir, o que você deve fazer para que sua participação na reunião seja bem-sucedida.

Verifique o funcionamento do microfone

Por mais básico que pareça, esse procedimento de verificação vale a pena ser mencionado — seja por pressa, seja por distração, o teste de funcionamento do microfone costuma ser ignorado. O ideal é que você faça essa averiguação com cerca de 30 minutos de antecedência da reunião. Assim, poderá providenciais os ajustes necessários, em caso de problemas inesperados.

No caso do microfone, os transtornos mais comuns se referem ao volume baixo e à emissão de ruídos. Isolados ou simultaneamente, ambos os empecilhos comprometem bastante a qualidade e fluidez da reunião. Afinal, as outras pessoas precisam ouvir as falas de todos nitidamente. Quando isso não acontece, o ritmo do encontro fica lento e cansativo, o que prejudica o debate e os eventuais encaminhamentos.

Avalie a qualidade da imagem da câmera

Além do som, outro item elementar em qualquer reunião online é a qualidade de imagem. Em primeiro lugar, é importante encontrar um bom posicionamento para a câmera, a fim de proporcionar o melhor ângulo. Depois, você deve confirmar se a iluminação do ambiente é suficiente para oferecer uma imagem visível.

Aqui, vale frisar que não se trata de um mero fator estético. O objetivo consiste em fazer com que todo mundo se veja da melhor maneira possível. Conversar com alguém que não está visível é uma experiência bem desagradável. Na reunião, isso pode causar diferentes reações, incluindo o desinteresse pela sua fala.

Lembre-se de que uma boa iluminação é aquela capaz de projetar as expressões faciais na tela. Uma dica preciosa: tente não ficar à frente da luz do ambiente, uma vez que esse posicionamento produz sombras no rosto. Finalmente, atente ao fundo da imagem — se você trabalha em home office, deve ter cuidado redobrado nesse ponto.

Busque um ambiente silencioso

As mudanças do mundo do trabalho mencionadas no início deste post vieram acompanhadas de novas formas de trabalhar em casa. Na hora de efetuar uma videoconferência, um obstáculo é relativamente corriqueiro: a dificuldade para encontrar um ambiente silencioso.

Acontece que esse é mais um item da sua checklist. Caso a família esteja presente, é aconselhável notificá-la da reunião para que tudo ocorra sem intervenções. Isso é primordial para causar uma ótima impressão à empresa ou ao cliente. Afinal, o silêncio é parte indissociável de algumas formas de se ganhar dinheiro em casa, como as gravações de testes de sites ou aplicativos.

Vista-se adequadamente

Para evitar qualquer tipo de gafe ou inadequação, avalie criteriosamente a roupa que pretende usar no dia da reunião. Mesmo que você esteja em casa, isso não quer dizer que a atenção à vestimenta deva ser menosprezada. Em vez disso, tenha cautela quanto ao relaxamento natural propiciado por um ambiente conhecido e com o qual você se sente muito à vontade.

O nível de formalidade da roupa depende das pessoas convidadas. O segredo é buscar o equilíbrio. Em poucas palavras: tudo é condicionado às pessoas presentes e à ocasião do encontro. Logo, conferir os nomes e cargos dos participantes auxilia a definir o traje mais indicado para o momento.

Respeite a vez de fala de cada um

Cada reunião, seja presencial, seja online, tem suas próprias regras, as quais são imprescindíveis para alcançar os objetivos propostos inicialmente. A depender da quantidade de pessoas convocadas para a videoconferência, a definição de um participante para conduzir o debate se torna praticamente um pré-requisito.

Uma das funções do intermediador do encontro é justamente a de inscrever aqueles que desejam falar. A partir do momento em que a ordem estiver preparada, todos devem respeitar a vez de fala do outro. Por mais que você queira realizar algum comentário sobre algo que alguém acabou de falar, evite.

Você poderá exercer o mesmo adendo, desde que esteja no seu turno de fala. Isso explica por que muita gente realiza anotações enquanto ouve o posicionamento dos membros da reunião. O intuito é organizar a própria fala em tópicos, criados com base no que foi dito até então.

Quais ferramentas podem ser utilizadas?

Como sugerimos no início da post, o universo das videoconferências é repleto de possibilidades. Duas das melhores maneiras para colocá-las em prática são o Google Meet e o Zoom.

A primeira ferramenta oferece uma edição grátis somente para quem tiver acesso ao G Suite, que integra um conjunto de serviços do Google. Uma das vantagens do Google Meet é a oferta de uma sala com 100 lugares e reuniões por tempo ilimitado já a partir do plano básico.

O Zoom se destaca pela qualidade de transmissão (tanto de áudio quanto de imagem) superior à do Google Meet. Além disso, também costuma conceder uma gama maior de recursos, como um gerenciamento mais completo do ambiente de reunião.

Acredite: a videoconferência veio para ficar, o que é uma excelente notícia! Para as empresas, o recurso gera economia. Para quem trabalha no modelo home office, o ganho é a comodidade. Afinal, o funcionário fica dispensado de se deslocar até a sede da companhia para cada nova reunião. Por fim, os trabalhadores freelancers podem usar as plataformas de videoconferências para diversos fins, como fazer aulas online, por exemplo.

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